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    小企業報銷製度

    鄭州工商谘詢 2018/12/12 12:21:01 閱讀量:

    為了加強公司的財務管理工作,統一各部門的報銷程序及規定,現結合公司的具體情況,特製定本製度。

      一、費用報銷程序

      1、外購材料用品及支付任何款項均需取得對方開具的收款憑據,在原始單據上要注明費用發生明細、日期、金額大小寫要全,原始單據不得有塗改的痕跡,除夥食費(購菜、米、麵)以外的原始單據必須加蓋有銷售方的章,憑合法的原始單據將票據粘貼好,用中性筆填寫經費支出報銷單。費用支出類的單據要有經辦人在原始單據上簽字、產品及消耗品入庫類單據要有各店庫管(收銀兼)確認簽字;報銷費用時要將不同店的費用分開填具經費支出單。

      2、將付款憑單傳遞給財務會計,由其核對所報銷的費用是否合理,手續是否完整、支出金額是否正確,並對所審核的單據簽字確認。

      3、將財務審核好的單據傳總經理或經總經理授權的指定人員審批。

      4、出納報銷時審核簽字手續是否齊全,手續完備後進行付款,並在付款單上加蓋“現金付訖”章。

      5、特殊事件急需付現,先向總經理請示後,出納先行付款手續,後補審批手續。

      6、各店、員工發生的費用必須在發生費用一周內報銷,不得拖延時限。

      二、費用報銷規定

      1、市內交通費報銷:要憑正規發票(公交車票、車租車票)進行報銷手續,需要在經費支出單上注明起始地、目的地、辦理事項。員工辦公無特殊情況不許打車,如有需要,向總經理請示同意後方可打車辦事並進行報銷手續(在報銷單上注明打車原因)。

      2、差旅費用報銷:因公出差期間發生的交通費、住宿費憑正規車票、住宿發票進行報銷;餐飲費按公司規定按日定額給予報銷。公司員工出差借款,應填寫借款單,並注明出差時間行程,由財務會計審核、總經理或經總經理授權的指定人員批示後方能支取借款。出差員工應在出差回來,一周內辦理報銷手續。未在規定期限內辦理報銷手續的,財務部門應在當月工資中扣回預借的差旅費,待報銷時再行支付。

      3、業務招待費的報銷:各店業務招待費的報銷對象為店長,店長發生招待事項前應向總經理請示,經同意後方可進行限額接待。報銷時憑正規餐飲業服務發票、若有在外購的酒水,會同酒水發票或收據,填製經費報銷單進行報銷。報銷單上必須注明招待對象、事由、參加人員。

      4、夥食費的報銷:各店夥食費按公司在定額( 元/日/人)範圍內給予報銷,員工就餐應設立簽字簿,不得代簽。報銷時要把夥食費購買單據和就餐簽字表一起粘貼到費用支出單據上。夥食費暫按每周報銷二次(周 、周 ),由財務到各店進行單據審批報銷手續。

      5、加班用餐費的報銷:各店因加班用餐報銷費用,需要有加班人員的簽字方可履行報銷手續。

      6、水電費的報銷:各門店水電費用由店長(或財務)負責向出納借款支付和報銷,做好抄表記錄;報銷時要附上交費單;報銷時要將營業用水電和辦公用水電分開記錄,員工宿舍用水電由員工住宿人員分攤,公司不給予報銷。

      7、各店辦公及營業設施的維修。需要發生維修費用時,由店長向總經理提出申請,經同意後進行維修,維修購買材料及支付人工費均需要取得原始憑證,按規定填寫經費支出單進行報銷手續。

      8、店內需要發生的其他支出及購置,應由店長向總經理請示後方可支出。(店長是否有 元以下零星支出的權限)

      三、備用金的管理

      各店由公司總部給予備用金( 元)。由財務開具支出單,經收銀員簽字收款後由其管理,財務記入收銀員應收款名下。備用金主要用於顧客找零、店內小額零星支出(視店長是否有 元以下零星支出權限而定),不得移做他用,更不得將備用金借於他人使用,各店長及員工不得向收銀員借公款使用。財務在盤點收銀員現金時備用金也要一起盤點。收銀員用備用金發生零星小額支出後,應取得完整的報銷憑據(見第一條單據注意事項)並在一周內填寫費用支出單進行報銷手續。(見收銀員管理辦法)

      四、電話費的管理

      公司給各店配備公用電話,並給予費用限額( 店 元),超支部分由各店自行承擔,公司不予報銷。

      五、辦公費的管理

      辦公用品的采購由公司財務集中采購,各店在月末20日向財務上報次月辦公用品需求,由財務實行登記造冊管理,各店在領用時履行簽字手續。

      六、各店領用內部單據的管理

      內部單據及用品的購置由公司統一進行,各店領用時參照辦公費的管理規定,履行各項簽字調撥手續。

      七、員工借款的管理

      員工因生活困難向公司借款,應向總經理請示,經同意後辦理借款手續,員工借款金額不應超過月平均工資的三分之一,財務在次月發放工資時應將借款扣回;員工因工作借款應向總經理請示,經同意後辦理借款手續,並在費用發生後一周內辦理報銷手續,前次借款沒有清理,不能出現再次借款的現象。如遇次月發放工資,需要將未報銷的借款辦理完報銷手續後財務再給予發放工資。

      八、促銷禮品的管理

      各店做促銷活動購買禮品,需由店長向總經理書麵出具活動方案、禮品購買計劃,由總經理批準後安排購買,禮品分發到各店需由庫管(收銀兼)簽字確認收貨,一並納入係統視同庫存商品管理,禮品的發放在營業流水單上注明並視同銷售在係統內做銷單處理(如不能納入係統管理,需要把禮品做好簽收表,每月末交財務核實銷)。相關業務辦理人員根據店內庫管簽收的單據辦理報銷手續。

      九、公司固定資產、低值易耗品的管理

      財務設財產(固定資產、低值易耗品)賬,對這些資產按部門管理,於9月進行一次清查建賬,由各店長簽字確認後,由其對資產的安全性進行管理。各店之間資產調撥,調撥方要開具出庫單經調入方簽字確認,並將確認單據傳遞給財務進行轉賬處理,年底財務核實一次各店財產。各店長遇輪崗換崗,財產賬同樣需要辦理簽字移交手續。

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